¿QUÉ ES EL SlCOAC? 

El Sistema Computarizado de Control de Actividades "SICOAC" es un software diseñado especialmente para auxiliar en la administración eficaz de una Empresa. Su objetivo primordial es proporcionar información concisa, veraz y oportuna que sirva como base para el análisis y evaluación de cada actividad ejecutada, con la intención de generar las acciones correctivas oportunas y toma de decisiones óptimas, respaldadas con evidencias documentales. 

La información que genera el Sistema la obtiene a través del procesamiento de datos de los reportes diarios de actividades que realiza el personal, dando como resultado la emisión detallada, clasificada y general de diversos reportes, gráficas y tablas comparativas en relación con la producción, rendimiento y costo de cada actividad, para que sea utilizada como herramienta administrativa por los distintos niveles jerárquicos de una Organización y poder así ejercer un control constante de la eficiencia operativa de una organización. 

El sistema detecta en el momento oportuno el incumplimiento de los planes y programas, las desviaciones de los rendimientos programados, de los procedimientos y normativas de trabajo, indicando de manera resumida y depurada la manera de como se está cumpliendo con las obligaciones delegadas en comparación con los niveles establecidos. 

ALCANCE ORGANlZACIONAL 

El sistema controla todas y cada una de las actividades ejecutadas por cada integrante de la organización, de todos los niveles jerárquicos, y de todos los tipos de contratos. 

FILOSOFIA DEL SICOAC 

La Filosofía en la que está basada el "SICOAC", es lo que hoy se conoce como la ciencia de la productividad, específicamente de la técnica del Análisis y Medición del Trabajo, y esta a su vez, se derivó de los antecedentes y fundamentos de la Ingeniería Industrial. 

El propósito del análisis y medición del trabajo es ayudar a la administración a obtener el uso óptimo de los recursos humanos y materiales que estén a disposición de una organización, para llevar a cabo el trabajo a que se dedica. 

La filosofía del SICOAC responde a la siguiente pregunta; ¿En qué consiste el TRABAJO DE UN DIA ORDINARIO?, La respuesta a esta pregunta es lo que hoy se conoce como las Normas de Producción, y el campo de la medición de trabajo proporciona la metodología y una justificación para la determinación del trabajo de un día ordinario en diferentes tipos de empleos. Las normas de producción establecen cuantas unidades (Piezas, Dibujos, Planos, Paquetes, etc.), se deben producir por minuto, horas o días, o bien indican la cantidad de tiempo que se concede como norma, para la venta de artículos o servicios. Carece de importancia el hecho de que las normas se expresen en términos de piezas por unidad de tiempo ó de tiempo por pieza, artículos o servicios; sin embargo, a menudo se le denominan "NORMAS DE PRODUCCIÓN", RENDIMIENTOS O ESTÁNDARES DE PRODUCCIÓN dependiendo del tipo de Empresa o Industria, y de los procesos de producción o servicios de los que se trate. 

Las normas de producción se diseñan para determinar el volumen de producción, que se espera de un empleado, y aplican para cualquier tipo de actividad o empleo ya sea para la fabricación de productos, ventas o las prestaciones de servicios de cualquier índole. 
Cabe hacer la importante aclaración de que el control de la eficiencia esperada de un empleado a través de las normas de producción no significa solamente trabajo. En realidad, las normas de producción incluyen tolerancias normales para el descanso, las demoras que ocurren como parte del trabajo, el tiempo para las necesidades personales y cuando se trata de trabajos pesados, la fatiga física. 
 

¿Por qué necesito SICOAC?

Toda Empresa, Industria e Institución pública o privada necesita obtener el uso óptimo de los recursos humanos, para garantizar que los productos, bienes y/o servicios se entreguen con puntualidad, bien hechos, con la calidad y costos accesibles.

Para lograr exitosamente el cumplimiento de los planes y programas de procesamiento, elaboración, producción y costos de los bienes y servicios que se ofrecen, es necesario establecer e implantar verdaderos software´s computarizados, que nos permitan ejercer el Control, la Evaluación y la Corrección oportuna de todas y cada una de las actividades técnico, administrativas y de especialidad que se ejecuten en una Empresa. Es decir es necesario determinar, cuantificar y contabilizar en forma detallada, especifica y general la cantidad de horas trabajadas, la eficiencia con las que son ejecutadas en tiempo normal y tiempo extra, la producción y rendimiento, cuanto nos cuesta cada actividad, los ausentismos totales y parciales que afectan el desempeño laboral; todos estos parámetros de la producción se deben de controlar en tiempo real y estadístico por cada empleado contratado, por secciones, áreas, departamentos y por toda la organización de la Empresa, incluyendo el personal contratista.

La función administrativa del control es la de analizar, evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo de acuerdo con lo planeado. El control de las actividades opera a través del personal, por consiguiente un pre-requisito básico del control es la existencia de una Estructura Organizacional perfectamente bien definida, pues cuanto más clara, más completa y más integrada está, más efectiva puede ser la acción de control.


EL PROCESO BÁSICO DE CONTROL INCLUYE TRES PASOS:

1) Establecimiento de rendimientos óptimos (Normas o estándares de producción)

2) Medición del desempeño de estos rendimientos

3) Corrección de las desviaciones


RENDIMIENTOS ÓPTIMOS

Los rendimientos, normas o estándares de producción o como quiera que se les llame, nacen de la necesidad de información que tienen las jefaturas, con respecto a la ejecución de los trabajos y su control. En virtud de que en múltiples ocasiones los supervisores no pueden o no suelen observarlo todo, debido muchas veces a la gran magnitud de actividades que hay que ejecutar, a la complejidad o lejanía de sus procesos de ejecución o por ser actividades que deben ejecutarse en áreas restringidas de alto índice de riesgo; por estas razones no solamente es necesario sino Indispensable, el establecimiento de normas especiales conocidas como rendimientos, normas o estándares de producción.

El establecimiento de la tasa de producción esperada en un tiempo óptimo ó viceversa nos conlleva a obtener puntos de evaluación, de tal forma que pueden orientar a los supervisores respecto de como marchan las cosas sin que estos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes. Los resultados finales, por los cuales son responsables las jefaturas son los mejores medios de evaluación de los planes y proporcionan excelentes normas de control. Estas normas objetivas ó elementos de juicio son expresados en términos físicos tales como horas-hombres, cantidades, rendimiento o eficiencias pueden también expresar en términos cualitativos verificables ó de cualquier otra forma que pueda dar una clara indicación del desempeño.


MEDIDA DEL DESEMPEÑO

Si las normas o rendimientos se aplican apropiadamente, y si existen los medios computarizados disponibles para determinar con exactitud que están haciendo los subordinados, las evaluaciones del desempeño real o esperado es fácil. Sin embargo existen actividades extremadamente difíciles de obtener su rendimiento, debido a la ocurrencia aleatoria de las mismas o a la complejidad sus procesos de ejecución final; el establecimiento de estos rendimientos deben estar basados en verdaderos análisis estadísticos, conocimiento y experiencia del supervisor ó estudios de tiempo y movimientos (Análisis del Trabajo) más aún, en los tipos de trabajos no técnicos o aquellas actividades de las cuales no se espera una tasa de producción física por el hecho de ser actividades conocidas como “Nivel de esfuerzo” porque son producto del intelecto, inteligencia o aplicación de la experiencia y conocimiento, razones por las cuales no es posibles medirlas en términos cuantificables o tangibles, sino en términos de resultado cualitativos (Administración, Supervisión, Dirección, etc.) para este tipo de actividades es sumamente difícil establecer Normas definidas, o medir exactamente el desempeño.

No obstante en la medida que los supervisores establezcan objetivos verificables enunciados en términos cualitativos y cuantitativos y los cumplan, estos llegan a ser normas contra los cuales pueden medirse todo el desempeño de un Área, Disciplina o Grupo. Los estándares cualitativos son mucho más difíciles ya que comprenden juicios más que mediciones. Como consecuencia es más fácil determinar los indicadores cuantitativos y descuidar los cualitativos. No obstante, las características cualitativas de las operaciones tienen una tendencia a influir sobre los resultados cuantitativos.

Los hechos y actividades fluctúan deliberada y casualmente en el transcurso del tiempo, y esta fluctuación supone un problema para el uso de Estándares. En la medida que estas desviaciones son aleatorias y tienden a eliminarse, No es necesario tomar acciones correctivas. Contrariamente, si estas no se toman cuando una Operación esta definitivamente pero no obviamente fuera de Control, pueden ocurrir pérdidas considerables. ¿Qué podemos hacer para resolver este dilema? Una respuesta es la de establecer limites de tolerancia. Estos pueden determinarse para cualquier actividad que tenga resultados mensurables. En tanto las desviaciones de los estándares caigan dentro de los limites, no es necesario tomar acciones correctivas.

Uno de los estándares más comunes que se emplean para juzgar el progreso en el logro de resultados y fines planeados es el PRESUPUESTO. Vemos así que este no es solo un paso en el proceso de Planeación sino que constituye en sí un estándar. Los objetivos y pronósticos también suelen servir como estándares


ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La dirección y administración de una Empresa depende de la disposición y empleo de datos reales, es decir, digna de confianza; primero para fijar objetivos, segundo para dirigir la consecución de los mismos y tercero para medir resultados.

INFORMACIÓN PARA EL CONTROL

Para reforzar adecuadamente a los subordinados, los Dueños, Inversionistas, Directores, Gerentes, Superintendentes etc., necesitan información sobre lo realizado; tal información no es menos importante que el progreso que refleja. Esta información o retroalimentación, será el elemento principal del segundo punto de la fase de control: La Evaluación. Los directivos tienen tres formas de obtener información: inspección personal, comunicación oral e informes escritos. Cada una de ellas puede tener efectos motivacionales positivos laterales, probablemente en orden decreciente de importancia. Idealmente, las tres deben usarse.

La inspección personal de los cambios organizacionales en curso, posibilita a los directivos a ver el contexto y también el contenido de las alteraciones. Dada la conocida tendencia de los subordinados a ocultar las malas noticias a sus superiores, las visitas de inspección le permiten observar toda la situación. Los problemas de la ineficiencia laboral, a menudo se resuelven con más facilidad en el lugar donde ocurren o persisten.

La comunicación oral, como se define aquí, comprende toda interacción superior-subordinado que no sean las visitas de inspección. Tiene como propósito que los subalternos informen sobre el progreso y obtengan autorización para los cambios organizacionales. El superior puede reunirse individual o colectivamente con los empleados, según la interrelación de las actividades de estos últimos. Es necesario, para referencia futura, redactar actas o realizar cualquier otro tipo de registros. El saber que deben comunicar el progreso de las actividades en los intervalos programados a sus superiores, los estimula a tomar acciones entre junta y junta.

Los informes escritos están mejor ejemplificados por los sistemas de información y control administrativo; los medios para la obtención de resultados reales en términos de horas-hombres, en cantidades, rendimiento, eficiencia y sus costos asociados, se encuentran actualmente sistematizados y/o computarizados.

El resultado del procesamiento de los reportes de la mano de Obra son los reportes de explotación y gráficas, los cuales muestran el comportamiento real en los términos ya expuestos.

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

Estos resultados reales en todos sus términos deben ser sistemáticamente comparados con los planes y programas, para este efecto es de vital importancia el establecimiento de “Juntas periódicas evaluativas”. Del juicio que se haga de la comparación, se llega a una de dos conclusiones. Una, es que los resultados son aceptables; luego entonces no es necesario tomar acción correctiva y las actividades pueden continuar. La segunda conclusión puede ser que los resultados no son aceptables y debe tomarse una acción correctiva.


GENERACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS

Con la Planeación y Programación se establecen las normas ó rendimientos que reflejan la eficiencia tanto de toda la organización, como el de cada persona; al ser comparados con los rendimientos reales, se detectan las desviaciones de las normas de producción, teniendo con esto los supervisores las bases para definir, donde asignar los deberes individuales y de grupo para aplicar las medidas correctivas. La corrección de las desviaciones en el desempeño es el punto en el cual se puede decir que se está realmente bajo control.

Los supervisores pueden corregir replanteando sus planes ó programas, puede llegar inclusive a reejecutar actividades, solicitar asesoría adicional, capacitar ó contratar personal e inclusive despedir personal. En la tabla 1-D, se muestran algunos ejemplos de toma de decisiones basados en los reportes que genera el Sistema de Control de Actividades.
 

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REPORTES QUE GENERA EL SICOAC

1.- Validación de Reporte Diario
2.- PreNómina Semanal
3.- PreNómina Catorcenal
4.- Reporte Ejecutivo
5.- Reporte de Producción
6.- Reporte de Horas Hombre
7.- Reporte de Rendimientos
8.- Reporte de Horas Extras
9.- Reporte de Ausentismos
10.- Reporte de Costos
11.- Reporte de Personal Por Niveles

CATÁLOGOS QUE GENERA EL SICOAC

1.- Personal
2.- Proyectos
3.- Actividades
4.- Macro Actividades
5.- Disciplinas
6.- Desgloses
7.- Unidades de Producción
8.- Ausentismo
9.- Categorías

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