SICOAD Sistemas de Controles Administrativas

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SICOAD: Diseñó dos Software de control administrativo aplicable a todo tipo Empresa; El Sistema de Control de Actividades le facilita la dirección y administración de sus recursos humanos, controla y evalúa horas trabajadas por actividades, ausentismos, eficiencia, rendimiento, producción, costos, y prenómina. El Sistema de Control de Materiales y Servicios le facilita la dirección, administración de sus recursos materiales, controla vía factura, los costos y gastos de compra de materiales, equipos, refacciones, accesorios, artículos, herramientas y servicios de luz, agua, teléfono, etc. Lleva el control absoluto de inventario, facturación de activos fijos y gastos variables. Ambos programas, generan reportes en tiempo real y estadístico por persona, áreas, secciones, departamentos y por toda la organización.
Sistema, software, control, actividades, administración, recursos humanos, costos, eficiencia, rendimiento, producción, ausentismo, estadística, empresa, proyecto, contabilidad, horas y trabajo.	La oficina de sistemas de controles administrativos (SICOAC) pone a su disposición dos software de control administrativos, uno, el Sistema de Control de Actividades de sus recursos humanos (SICOAC), el cual le facilita la toma de decisiones con respecto a todas actividades ejecutadas por el personal en una Empresa, cuantifica y contabiliza vía “Reporte Diario”, la cantidad de horas trabajadas, producción, rendimientos, eficiencias, costos, ausentismos y prenómina; Todos estos parámetros de la Producción los controla en tiempo real y estadístico por persona, sección, área, Proyectos y/o por toda la Organización.


Materiales, equipos, accesorios, artículos, factura, inventario, activos, servicios, inversión, categoría, especie, organización, fijo, variable, resguardo y área.	El Sistema de Control de Materiales y Servicios (SICOMATSER) controla de sus recursos materiales; Cuantifica y contabiliza vía Factura la cantidad, ubicación, distribución y costo neto de los activos fijos, variables y de servicio de las diversas compras de materiales, equipos, accesorios, artículos que se compran para la producción de un bien o un servicio, clasificándolos por Proyecto, categoría, especie, tipo de inversión y sus respectivos resguardos globales y particulares por persona, sección, área y/o por toda la Organización. También, todos estos parámetros de la Producción los controla en tiempo real y estadístico.

Más Información sobre SICOAD:

Los sistemas computarizados, software y herramientas administrativas, para implementar el o los Procesos de control, que incluye la evaluación, corrección y documentación del desempeño y rendimiento de las actividades que ejecuta el personal y las del control del proceso de compras y/o adquisiciones de materiales, se encuentran hoy, total y especialmente diseñadas, para facilitarle a los directivos de cualquier empresa, la administración de los recursos humanos y los recursos materiales.

Los sistemas de control de actividades (SICOAC) y el de control de materiales y servicios (SICOMATSER) además de auxiliarle en la Dirección y Administración eficaz de su Empresa, institución, industria y/o negocio, le ayudarán cuando llegue el momento o usted lo decida, a cumplir con los requisitos de implantación de las normas ISO 9001:2000 e ISO 14000 ya que ambos sistemas son una herramienta administrativa utilísima para este fin, facilitándole, la documentación que es auditable, para el establecimiento del programa de calidad y certificación de estas normas internacionales.

A continuación, para efectos de especificar los términos, conceptos y beneficios de la metodología de implantación de calidad y normas internacionales de certificación ISO 9001:200 y 14000 se procede a explicar y describir lo siguiente:

¿Que es un proceso?

Un “Proceso” puede definirse como un “Conjunto de actividades íntimamente interrelacionadas entre si y que interactúan como un todo, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Estas actividades requieren la asignación, evaluación y control de recursos humanos, materiales y financieros de la Empresa.

Procesos de medición, análisis y mejora.

Incluyen aquellos procesos necesarios para medir, valorar y recopilar datos reales y estadísticos, para realizar el análisis y evaluación del desempeño, rendimientos y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y control, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos de gestión de calidad en los procesos de control de personal y de adquisiciones y/o compras de materiales, equipos, accesorios, herramientas, artículos, etc.

Enfoque basado en procesos

Un enfoque basado en procesos es una excelente vía para organizar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo se realizan y las compras se optimizan, creando valores para el cliente, la Empresa y en consecuencia para la comunidad del entorno laboral y social.

Las organizaciones están estructuradas a menudo como una jerarquía de unidades funcionales. Las organizaciones habitualmente se gestionan verticalmente, con la responsabilidad por los resultados obtenidos dividida entre unidades funcionales. El cliente final u otra parte interesada no siempre ve todo lo que está involucrado. En consecuencia, a menudo se da menos prioridad a los problemas que ocurren en los límites de las interfases que a las metas a corto plazo de las unidades. Esto conlleva a la escasa o nula mejora para las partes interesadas, ya que las acciones están frecuentemente enfocadas en las funciones más que en el beneficio global de la organización.

El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización.

El desempeño de una organización puede mejorarse a través del uso del enfoque basado en procesos, los cuales se gestionan como un sistema, mediante la creación y entendimiento de una red de procesos y sus interacciones. Los resultados de este pueden ser elementos de entrada para otros procesos y estar interrelacionados dentro de la red o sistema global.

Análisis del proceso

Evalúe los datos del proceso obtenidos del seguimiento y medición, con el objeto de cuantificar el desempeño del mismo. Cuando lo considere apropiado, utilice métodos estadísticos.
Compare los resultados de las mediciones del desempeño del proceso con los requisitos definidos para confirmar la eficacia y eficiencia así como la necesidad de cualquier acción correctiva.

Identifique las oportunidades de mejora del proceso basado en los datos de desempeño de este. Cuando sea apropiado, informe a la alta dirección sobre el desempeño del proceso.

Acción correctiva y mejora del proceso

Se debería definir el método para implementar acciones correctivas, con el fin de eliminar la causa raíz de los problemas (ejemplos de problemas incluyen errores, defectos, falta de controles del proceso adecuado). Implemente la acción correctiva y verifique su eficacia.

Una vez logrados los requisitos planificados del proceso, la organización debería enfocar sus esfuerzos en acciones para mejorar el desempeño a niveles más altos, de manera continua.

El método para mejorar debería estar definido e implementado (ejemplos de mejoras incluyen: Simplificación del proceso, aumentar la eficiencia, mejora de la eficacia, reducción del tiempo de ciclo del proceso).

Las herramientas para el análisis de riesgos pueden emplearse para identificar problemas potenciales.

Las causas raíz de estos problemas potenciales también deberían identificarse y corregirse, previniendo que ocurran en todos los procesos con riesgos identificados de manera similar.

Beneficios de implementar los sistemas de calidad basados en ISO 9001: 2000 e ISO 14000
Mejoras en la Organización Interna y Procesos:

Los sistemas de aseguramiento de la calidad de acuerdo a las normas ISO 9001:2000, se han confirmado como uno de las acciones y operaciones primordiales para la mejora constante de la organización y competitividad de las pequeñas y medianas empresas, con el lógico incremento de beneficios que esto implica. ISO 9001:2000 es equivalente a beneficios asociados al incremento de la productividad, a la reducción de costos, así como a la disminución de tiempos de operaciones y en consecuencia a la obtención de máximas utilidades. A nivel interno, se logra una nueva organización de trabajo bien definida, donde se exige e incrementa la eficiencia del personal y de la organización. Un sistema de aseguramiento de la calidad según normas ISO 9001:2000 es un primer paso hacia un sistema de calidad total y la excelencia empresarial y comercial.

Mejoras en el área Comercial y de Imagen de Empresa:

Un certificado de calidad basado en las normas ISO 9001:2000 es una garantía de excelencia operativa y una indudable imagen corporativa de la empresa para clientes y proveedores actuales y potenciales. Los certificados de ISO 9001:2000 aportan mejoras significativas en la imagen comercial de la compañía, con lo que se obtienen mayores utilidades por concepto de ventas, contratos y canojías, así como el acceso a mercados más competitivos en los que se requiera una garantía y/o certificado de calidad.

Integración a la Tendencia Mundial:

Las normas de calidad ISO 9001:2000 y las normas ISO14000 son unas normativas internacionales que actualmente están integrando en sus organizaciones la mayoría de las pequeñas y medianas Empresas, Instituciones públicas y privadas, así como Industrias y negocios. Las normativas invitan a todos los dueños, accionistas, directores, gerente y directivos de alto nivel a que se certifiquen de acuerdo a las normas ISO 9001:2000 e ISO 14000 a que exijan a sus proveedores su certificado de calidad, para poder controlar los procesos de recursos humanos y de compra o adquisición de materiales y servicios. Por ello, es necesario para todas las empresas obtener el certificado de calidad antes de que alguno de los clientes y proveedores importantes, opte por cambiar de proveedor y/o contratista.

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